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重庆医科大学会议室使用管理办法

 

为合理安排使用学校会议室,加强对会议室的管理,提高会议室使用效率,特制定本办法。

一、会议室使用范围

学校会议室原则上只供学校及校内各部门进行学术研讨、各类会议使用,特殊情况下可供校外单位有偿使用。具体使用范围及会场容纳人数如下:

1、学校礼堂主要用于大型会议、学术活动或大型文娱汇演,最多可容纳参会人员712人。

2、国际学术报告厅主要用于重要学术活动或重要会议,最多可容纳参会人员363人。

3、多功能厅主要用于校内各部门开展小型文娱活动,也可用于召开一般会议,最多可容纳参会人员150人。

4、图书馆七楼会议室可用于一般性学术活动或学术讲座,也可用于小型会议或重要的接待活动,最多可容纳参会人员88人。

5、十五阶会议室可用于一般性学术活动、学术讲座或各类党政会议,最多可容纳参会人员217人。

后勤管理处为以上会议室的日常管理部门,具体管理工作由后勤管理处办公室负责。

二、会议室使用申请程序

1、校内各部门使用会议室,应提前一周申请(特殊情况下可以提前2天),并填写《重庆医科大学会议室使用申请表》(见附表一,可在校园网或后勤管理处网站下载), 经院、系、部、处、负责人签字盖章后,按以下程序审批:

凡属学术类会议交由学校科研处审批;

其他会议由校长办公室审批;

紧急情况可以先由校长办公室或科研处电话通知后勤管理处办公室,使用后完善相关手续;

功能厅活动可直接和后勤管理处联系。

 2、会议室使用部门持科研处或校长办公室批准的申请表交后勤管理处办公室,由后勤管理处办公室根据申请的需求情况,进行会议室安排;需交纳会议室使用费的部门,先到后勤管理处办公室领取交费通知到学校财务处完清交费手续,凭交费收据再由后勤管理处办公室进行会议室安排。

3、会议室安排中若有冲突,原则上按申请的时间先后顺序确定。若各部门已预定的会议室与学校临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突,由校长办公室、科研处和后勤管理处共同负责统筹调整,原则上学校安排的校级重要会议或重要的接待活动优先。

4、在校学生或学生社团组织各类活动需使用会议室时,须学生处领导或院系领导签字,并注明会场具体负责人的姓名及联系电话。

5、超过200人的大型会议,须先到保卫处备案,落实治安、消防等安全管理和突发事件的应急处置措施。保卫处签署同意意见后,方可安排会议室。

6、校外单位使用会议室,应持单位介绍信到学校校长办公室联系,经同意完善相关手续后有偿使用。

三、各部门以学校名义承办的各类会议,会场布置由承办部门负责,后勤管理处办公室予以协助。各部门自行组织的各类会议,会场布置由承办部门全面负责。

四、各部门在使用会议室时,要指定专人与会议室管理人员进行工作接洽,并服从会议室管理人员的安排未经允许,不得随意使用、移动、拆卸室内设施,不得随意悬挂、张贴会标、会议材料,如出现损坏、丢失会议室设施、设备的情况,使用会议室单位要负责赔偿。

五、会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得后勤管理处办公室同意,任何人不得拿出会议室或作为它用。

六、自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室内进餐,不随地吐痰,乱丢杂物,不随处乱涂乱画、张贴广告等张贴物,不得高声喧哗。

七、使用部门要高度重视会场安全管理,安全管理按“谁使用,谁负责”原则,由会议使用部门全面负责。参会人员不得在会议室吸烟、使用明火,不得使用喷花类喷射物品,不得随意移动消防设施设备,要组织和教育参会人员有序进出会场。

八、使用部门在会议室使用完毕后,必须协助后勤管理处人员把所用设施还原,切断电源,关好门窗,以防止意外事故发生。

九、会议所需特殊设备各部门自备。

十、会议室使用费用按如下规定的收取:

1、学校及校内各部门组织的不收取参会人员和单位费用的各类会议及学术活动,使用会议室时不收取任何费用。

2、校内各部门组织的带有商业性质的或收取参会人员和单位费用的各类会议及活动,使用会议室时应按规定交纳费用(具体收费标准见附表二,下同)。

3、由学校或各部门承办的全国、全市性会议或活动,使用会议室时应按规定交纳费用。

4、校外单位使用礼堂、会议场所,应按规定交纳会场使用费。

5、各部门(含部门工会)使用多功能厅每年可免费使用一次,从第二次开始,按照规定交纳多功能厅使用费。

6、在校学生或学生社团组织各类会议、活动,使用礼堂及各会议场所,应按规定交纳会场使用费。

十一、本规定由后勤管理处办公室负责解释,从下文之日起开始执行。

 


                           

           重庆医科大学

                                   2009年12月15

 

 

 

  重庆医科大学会议室使用申请表.doc

 

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